Automatisation des processus : rendez à vos équipes le temps qu’elles perdent

Vos collaborateurs recopient des données d’un outil à l’autre. Nous transformons ces tâches en flux automatiques, fiables et traçables — avec un gain de temps chiffré dès le premier mois.

Le problème que nous résolvons

Dans la plupart des organisations, une part significative du temps de travail qualifié est consacrée à des tâches sans valeur ajoutée :

• ressaisir une commande reçue par e-mail dans l’ERP ;
• relancer manuellement des factures impayées ;
• assembler chaque lundi un reporting à partir de cinq fichiers Excel ;
• classer et nommer des documents entrants.

Ces tâches sont coûteuses, mais surtout : elles sont source d’erreurs, et elles ne sont pas traçables. Personne ne sait combien de temps elles consomment réellement.

Notre approche

1. Mesurer avant d’automatiser

Nous chronométrons les tâches candidates et calculons leur coût annuel. Un flux ne se lance que si le gain estimé dépasse nettement le coût de mise en œuvre. Vous décidez sur des chiffres.

2. Concevoir le flux

Nous modélisons le processus cible avec les personnes qui l’exécutent, en identifiant les points où une décision humaine reste indispensable. L’automatisation ne supprime pas le contrôle, elle le concentre là où il compte.

3. Construire et connecter

Le flux relie vos outils existants : messagerie, ERP (dont Sage 100), CRM, stockage de fichiers, tableurs. Là où une lecture intelligente est nécessaire — extraire un montant d’une facture, classer une demande — nous ajoutons un module d’IA.

4. Fiabiliser et transmettre

Chaque flux dispose d’un journal d’exécution, d’alertes en cas d’échec et d’un mode de reprise manuelle. Vos équipes sont formées à le superviser sans dépendre de nous.

 Exemples de flux couramment déployés

• Commandes par e-mail : extraction automatique des lignes et création du bon de commande dans l’ERP
• Relance client : détection des échéances dépassées et envoi d’un message personnalisé, avec escalade
• Reporting hebdomadaire : consolidation multi-sources et diffusion automatique du tableau de bord
• Traitement du courrier entrant : classement, extraction des données clés, affectation au bon service
• Intégration de nouveaux collaborateurs : création des comptes, envoi des documents, planification des étapes

Ce que vous obtenez

• Un ou plusieurs flux automatisés en production, documentés
• Un calcul du temps gagné avant / après, mesuré sur données réelles
• Un journal d’exécution et des alertes en cas d’anomalie
• Le transfert de compétences à un référent interne (demi-journée)

Pour qui ?

• Directions administratives et financières (achats, facturation, recouvrement)
• Services logistique et administration des ventes
• Directions RH sur les processus d’entrée et de sortie
• Toute organisation dont la croissance est freinée par la charge administrative

Questions fréquentes

Faut-il changer nos logiciels actuels ? Non. L’automatisation se pose au-dessus de vos outils existants et les fait communiquer. Aucun remplacement du système d’information n’est nécessaire.

Combien de temps pour un premier flux ? Trois semaines en moyenne, du cadrage à la mise en production, pour un processus de complexité courante.

Que se passe-t-il si le flux tombe en panne ? Il alerte le référent désigné et bascule en traitement manuel. Aucun dossier n’est perdu : c’est un principe de conception, pas une option.

Cela va-t-il supprimer des postes ? Notre expérience terrain montre plutôt un déplacement de la charge : les équipes passent du traitement au contrôle et à la relation client. Nous formons systématiquement les utilisateurs à ce nouveau rôle.